今天來寫人資年中績效流程真的跑起來之後發生的事。

先說基本上整個流程還算順利，但有幾個地方讓我很清楚感受到 我設計的是一條預設「大家都會照規則走」的流程，但人通常不會。

先講我有預想到的

公平起見，也有一些例外是我事先就擋下來的：

• 主管選了「其他」、自己寫了一個職能 → 這個職能沒有評分標準 → 系統自動列出「待補清單」，由 AI 幫忙把評分標準產出來
• 表單送出之後能不能改 → 不能，送出即鎖定，但表單上會提示「未填完可以先關閉，系統會自動存草稿」

這兩個處理起來相對單純，因為 它們都發生在系統看得到的地方。

接下來那三個，就不是了。

一、很多人遲交

第一階段是請主管為每位下屬選定今年的評分項目。

結果截止的時候，有不少主管還沒選。

好在這裡我當初做了一個容錯：第二階段在產生評核表的時候，會先去讀「本期的項目」，如果某位員工不在裡面，就退回去讀員工總表裡「去年的項目」。如果連去年的都沒有，才請人資出面確認。

有趣的是，員工總表裡那幾欄「去年的項目」，就是我前一篇說的那個「不覆蓋原始資料」的決定。當初保留它，是為了讓主管在選的時候有東西可以參考；沒想到最後它變成了遲交時的備案。

一個為了 A 理由做的小決定，最後救了 B 情境。

但老實說，這比較像是運氣好，第一階段本身並沒有處理遲交這件事，主管沒選，系統只會在索引上標一個「截止未提交」，然後就沒有然後了。

二、多出了一個人

跑到一半，數字對不起來：系統裡的員工比實際多一個。

回頭一個一個對照才發現，名單裡還有一位已經離職的同事。

這件事讓我很有感的地方是：系統完全沒有錯。 它拿到一份名單，就認認真真地為名單上的每一個人建表單、寄信、等回覆、發提醒。它不會知道那個人已經不在了，也不會覺得哪裡怪怪的。

系統會正確的出錯。

手動的時候，人資在準備表單的時候看到那個名字，大概自己就會跳過，但自動化之後，那個「看到名字、想一下」的瞬間不見了。

三、交出去之後，又回去改

這件事我其實有預想到。

所以每個階段截止的時候，系統都會拍一次快照，並在那張表的最上面寫一行：「已於某時快照，之後修改不列入官方紀錄」。

結果還是有主管在交出之後，又偷偷回去改了。

問題有兩層。

第一層是技術上的：我設計的系統是 線性的 ，它在截止時間收一次、拍一次快照，然後就往下一個階段走了，不會回頭檢查已經收過的東西有沒有被動過。所以快照之後的修改，系統看不到，表面上一切正常，但下游用的資料，跟那位主管以為他交出去的，已經不是同一份了。

第二層比較重要：我以為寫了警語，就等於處理了。

但警語只是告知，不是阻止，看到「之後修改不列入紀錄」的人還是會改，又也許他沒注意到那一行，也許他注意到了但覺得自己的修改很重要，也許他以為改了總會有人發現。

所以這件事比「沒預想到」還更糟一點：我預想到了，但沒有想清楚。

我處理的是「讓大家知道」，而這個問題需要的，是「讓系統知道」。

這三件事其實是同一件事

寫到這裡我發現，這三個問題有一個共同點：

它們以前都是人資在「順手」處理的。

• 有人遲交 → 人資會去催，或判斷誰可以晚一點
• 名單多一個人 → 人資準備表單的時候就會發現
• 有人交了又改 → 人資收回來的每一份 Excel，本來就會再看一眼

這些事情從來沒有出現在流程圖上，因為它們不是步驟，它們是人資在每一棒交接之間，順手做的那個「看一眼」。